گرچه شرح کامل و نحوه تشکيل پرونده ثبتی المثنی در بحث قبل بطور مشروح بيان شد ولی چنانچه پرونده ثبتی ملکی که دارای پلاک فرعی مجزی شده از پلاک اصلی باشد و نسبت به پلاک فرعی که در اثر تفکيک يا افراز از پلاک اصلی جدا شده سند مالکيت صادر گرديده مفقود شود و پرونده پلاک اصلی هم که حاوی اظهارنامه و صورتجلسه تحديدی است موجود باشد، روش تشکيل پرونده المثنی نسبت به اين قبيل پرونده ها بدين شرح است: مسئول بايگانی مراتب فقدان پرونده ثبتی را طی نامه ای به رئيس اداره گزارش و در آن مشخصات کارمندی را که پرونده دراختيار يا تحويل يا تحت تصدی او بوده قيد و معرفی می نمايد. رئيس اداره دستور می دهد که گزارش در دفتر انديکاتور ثبت و کارمند متخلف که موجب فقدان پرونده گرديده به دادسرای عمومی محل جهت تعقيب معرفی شود (بند 332 و 333 مجموعه بخشنامه های ثبتی). مسئول بايگانی گزارش لازم مبنی بر فقدان پرونده و معرفی کارمند متخلف را به دادسرای عمومی محل تهيه سپس رئيس اداره آن را امضاء و متصدی دفتر پس از درج شماره در دفتر انديکاتور به دادسرای عمومی محل ارسال می دارد. بعد از اين مرحله مسئول اداره دستور انجام تشريفات لازم برای تشکيل پرونده المثنی را خطاب به بايگانی می نمايد. مسئول بايگانی در اجرای دستور صادره ضمن اعلام مراتب فقدان پرونده به دفتر اسناد رسمی تابعه از آنها می خواهد تا چنانچه هرگونه معامله ای نسبت به ملکی که پرونده ثبتی آن مفقود شده در آن دفترخانه صورت گرفته رونوشت اداری از سند و فتوکپی مصدق خلاصه معامله آن را همراه با تصوير ساير مدارک موجود ظرف مدت 15 روز از تاريخ دريافت نامه به ثبت محل ارسال دارند و خاطرنشان می سازد در صورت عدم پاسخ يا ارسال مدارک ظرف مهلت مقرر مسئوليت ناشی از اقدامات بعدی در صورت بروز متوجه دفترخانه خواهدبود و نيز در صورت امکان فتوکپی مصدق کليه صفحات سند مالکيت را از مالک آن مطالبه و چنانچه در ستون نقل و انتقالات آن وقوع معامله ای قيد شده باشد رونوشت اداری و فتوکپی مصدق خلاصه معامله و ساير مستندات انجام معامله را از دفترخانه مربوطه درخواست می نمايد. همچنين برای حصول اطمينان بيشتر تعهدی از مالک مبنی بر عدم بازداشت يا وثيقه و انجام معامله را اخذ و گواهی لازم مبنی بر عدم وجود خلاصه معامله ثبت نشده را از متصدی مربوطه در دفتر املاک تحصيل می نمايد. سپس مراتب اقدامات انجام شده را طی گزارشی به مسئول اداره ارائه می کند. مسئول اداره پس از بررسی اقدامات انجام شده درصورتيکه آنها را کافی تشخيص و از صحت آن اطمينان حاصل نمود ضمن دستور تهيه پيش نويس سند مالکيت المثنی سوابق را برای اقدام بعدی به دفتر املاک ارجاع می نمايد. متصدی دفتر املاک پيش نويس المثنی سند مالکيت را برابر مندرجات ثبت دفتر املاک مربوطه تهيه و پس از گواهی دفتر بازداشتی سوابق را نزد رئيس اداره ارسال می دارد. مسئول اداره پس از بررسی سوابق تشکيلی پيش نويس سند مالکيت را امضاء و سوابق را جهت تشکيل پرونده به بايگانی ارسال می دارد. در بايگانی برای سوابق پرونده ای تشکيل و پس از قيد کلاسه و شماره پلاک آن را در رديف مربوطه ضبط می نمايند.